KPI và ORK là gì? đâu mới là phương pháp vượt trội hơn? Doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp nào để quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất?
1. KPIs và OKRs là gì ?
KPIs tạm dịch là Key Performance Indicator ( chỉ số đánh giá hiệu suất).là tập hợp các tiêu chí đánh giá hiệu suất làm việc thể hiện mức độ hiệu quả thực hiện công việc của một tổ chức, một cá nhân thực hiện mục tiêu đề ra trong một khoảng thời gian cụ thể. Các tổ chức sử dụng KPIs ở nhiều cấp độ để đánh giá mức độ thành công của họ trong việc đạt được mục tiêu.
Okrs là các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu trong một khuôn khổ thiết lập mục tiêu và theo dõi kết quả thực hiện mục tiêu. Các mục tiêu OKR thường được đo lường trong thời gian ngắn hạn.
Nó là một công cụ đơn giản để tạo sự liên kết và tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được.
- Mục tiêu doanh nghiệp : kết quả của công ty hướng tới?
- Kết quả then chốt: Doanh nghiệp của bạn làm như thế nào để đạt được kết quả đó.?
Tư tưởng của OKRs đó là luôn hướng tổ chức đặt ra những mục tiêu thách thức để vươn lên đạt được những kết quả vượt trội. Vì vậy OKRs không dùng để đánh giá hiệu suất và không gắn trực tiếp với lương thưởng. OKRs dùng để đánh giá sự nỗ lực của mỗi người, giúp mỗi cá nhân tự nhìn nhận lại bản thân mình.
2. Tính chất từng phương pháp
– Tính chất OKRs:
- Giảm thời gian thiết lập mục tiêu
- Xây dựng được các mục tiêu hợp lý hơn và được cam kết thực hiện từ nhân viên
- Tạo ra tính tự chủ và trách nhiệm của của mọi cá nhân trong doanh nghiệp
- Tăng cường giao tiếp minh bạch
- Tăng kết nối giữa các bộ phận, giữ cá nhân với công ty
- Giảm thời gian giải quyết khúc mắc, tăng hiệu suất làm việc
- Tăng tốc độ phản ứng của toàn doanh nghiệp
– Tính chất KPI:
- Các chỉ số này thường liên kết với các mục tiêu chiến lược; định hướng phân bổ nguồn lực và được đo lường với các mục tiêu.
- KPIs thường gắn với các chỉ số định lượng giúp dễ dàng đo lường, đánh giá, theo dõi được chất lượng, hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từng bộ phận, phòng ban, từng quá trình làm việc.
- KPIs cũng có thể được xây dựng với các chỉ số định tính, nhưng dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc các diễn giải chủ quan từ dữ liệu.
- Mặt khác, nhờ các chỉ số KPIs, công ty có thể nhìn nhận được hướng triển khai công việc, phát triển công ty của mình có ưu, nhược điểm gì để dễ dàng điều chỉnh, khắc phục giúp đạt hiệu quả, hiệu suất công việc cao hơn.
3. So sánh KPIs và OKRs
a. Điểm giống nhau giữa OKRs và KPIs
Cả OKRs và KPIs đều có thể được sử dụng linh hoạt ở cả công ty lớn và nhỏ để giúp họ tiến tới mục tiêu và tầm nhìn đã đặt ra.
KPIs & OKRs đều tác động tích cực đến năng suất của công ty.
KPIs và OKRs cùng phải cụ thể và định lượng được (bao gồm con số).
b. Điểm khác nhau giữa OKRs và KPIs
OKRs đánh giá sự tiến bộ và nỗ lực của nhân viên, còn KPI sẽ tập trung vào đánh giá hiệu suất làm việc của người nhân viên đó. Nếu một doanh nghiệp nhìn vào chỉ số KPI và các chỉ số khác đang ổn định nghĩa là công ty đang hoạt động tốt. Nhưng ngược lại, nếu hệ thống chỉ số OKRs các quý đều bằng nhau thì ban lãnh đạo công ty nên nhìn lại và cố gắng cải thiện hơn nữa.
KPI cho thấy kết quả hiện tại doanh nghiệp có tốt hay không, OKRs đặt ra những mục tiêu khó khăn hơn, cao lớn hơn, và tập hợp toàn bộ sức mạnh của công ty để chính phục những mục tiêu đó.
Tính chất cốt lõi của OKRs và KPI là khác nhau
Trong một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều chỉ số KPI chúng ta cần theo dõi đồng thời. Còn tư tưởng của OKRs đó là trong mỗi chu kỳ chúng ta sẽ chỉ tập trung vào một số mục tiêu quan trọng và nỗ lực để hoàn thành chúng.
4. Giữa KPI và OKRs doanh nghiệp nên chọn phương pháp nào?
Nhiều doanh nghiệp đã bỏ rất nhiều chi phí xây dựng các chỉ tiêu KPI cho doanh nghiệp nhưng kết quả thực hiện không đạt được như kỳ vọng. Sự thất bại này đến từ nhiều nguyên nhân tuy nhiên nguyên nhân chính đó là doanh nghiệp không xác định được chính xác mục tiêu của tổ chức trong các giai đoạn khác nhau.
Thực tế, các công ty công nghệ hoặc các doanh nghiệp cần nhanh chóng thay đổi phạm vi kinh doanh, ra mắt sản phẩm mới, chỉ tiêu OKR ngắn hạn sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo. Vì đây là lĩnh vực yêu cầu R&D rất cao và phải nhanh chóng thay đổi mô hình để thích ứng với thị trường. Ngược lại các công ty có định hướng dài hạn, công việc cần đo lường hiệu quả hàng ngày/tuần/tháng/năm thích hợp với chỉ số KPI.
Quản lý một doanh nghiệp có nghĩa là đo lường những thứ phù hợp chứ không phải đo lường tất cả mọi thứ, vì thế bạn cần có KPI. Nhưng làm thế nào để nhóm của bạn hiểu những gì họ cần làm? Làm thế nào để bạn sắp xếp nhiệm vụ của mỗi người hướng đến tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp? – Lúc này bạn cần có OKRs.
Bằng cách sử dụng OKRs, khi bạn làm việc với các nhóm của mình để thiết lập các mục tiêu bạn cung cấp cho họ các công cụ để hiểu những gì họ cần đạt được và sau đó họ sẽ quyết định cách thức thực hiện.
OKRs không phải là theo dõi mọi thứ bạn làm, nhưng nó không phải là tập trung vào một thứ và bỏ mọi thứ khác. Để thiết lập OKRs tốt, bạn nên đánh giá các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp và xác định những khía cạnh mà sự thay đổi trong hiệu suất sẽ có tác động lớn nhất, trong khi giữ cho các yếu tố khác ở trạng thái ổn định bằng việc theo dõi các chỉ số KPI.
Doanh nghiệp có thể kết hợp OKR và KPI với nhau để đo lường hiệu suất nhân viên đạt hiệu quả cao nhất.
5. Lưu ý khi kết hợp KPI và OKR
KPIs đo lường toàn bộ chỉ số trong doanh nghiệp nhưng tại một thời điểm sẽ luôn có những KPIs quan trọng hơn những chỉ số còn lại. Những KPIs quan trọng đó sẽ được chú ý nhiều hơn, và được tập hợp nhiều nguồn lực hơn. Khi đó những chỉ số KPIs quan trọng đó chính là các Key Results của OKRs.
KPIs có xu hướng ít thay đổi theo các quý, nhưng chắc chắn rằng những ưu tiên của bạn sẽ thay đổi từ quý này sang quý tiếp theo. OKRs có tính thích ứng và có thể thay đổi để giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng trong thời điểm cụ thể.
Trong quá trình chuyển đổi giữa KPIs và OKRs chúng ta sẽ nhìn thấy rất nhiều chỉ số của KPIs chuyển dần vào OKRs. Sau một vài quý khi doanh nghiệp đã thực hành quen với OKRs, toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp được thống nhất để thực hiện những mục tiêu quan trọng. Hầu hết các chỉ số KPIs quan trọng sẽ được nhúng vào hệ thống OKRs, khi đó doanh nghiệp sẽ không cần phải theo dõi những chỉ số khác nữa.
Trong quá trình theo dõi, thực hiện OKRs, nếu có KPIs nào đó không nằm trong OKRs nhưng có chuyển biến xấu, có khả năng làm hỏng Mục tiêu, chúng có thể được đưa ngay vào thành các KRs. Đôi khi một số những chỉ số KPIs bình thường trong một thời điểm cũng có thể trở thành Key Result thực hiện mục tiêu quan trọng của công ty.
