Một sự kiện đột ngột và bất ngờ dẫn đến tình trạng bất ổn lớn giữa các cá nhân tại nơi làm việc được gọi là khủng hoảng tổ chức. Nói cách khác, khủng hoảng được định nghĩa là bất kỳ tình huống khẩn cấp nào gây xáo trộn cho nhân viên cũng như dẫn đến sự bất ổn trong tổ chức. Khủng hoảng ảnh hưởng đến toàn bộ một cá nhân, nhóm, tổ chức hoặc xã hội. Để giảm thiểu hậu quả do khủng hoảng gây ra, thì quản lý khủng hoảng là điều không thể thiếu.

1. Quản lý khủng hoảng là gì?

Quản lý khủng hoảng là việc áp dụng các chiến lược được thiết kế để giúp tổ chức đối phó với một sự kiện tiêu cực đột ngột và quan trọng.

Quản lý khủng hoảng tìm cách giảm thiểu thiệt hại mà khủng hoảng gây ra. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là quản lý khủng hoảng cũng giống như ứng phó với khủng hoảng. Thay vào đó, quản lý khủng hoảng là một quá trình toàn diện được đưa vào thực hiện trước khi khủng hoảng xảy ra. Các phương pháp quản lý khủng hoảng được thực hiện trước, trong và sau khủng hoảng.

Quản lý khủng hoảng phục hồi so với quản lý rủi ro: Trước khi khủng hoảng bắt đầu, việc lập kế hoạch trước khủng hoảng nhằm xác định các rủi ro và sau đó tìm cách giảm thiểu hoặc giảm thiểu những rủi ro đó. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là quản lý khủng hoảng và quản lý rủi ro là hai việc khác nhau. Quản lý rủi ro có nghĩa là tìm cách để giảm thiểu rủi ro. Quản lý khủng hoảng liên quan đến việc tìm ra cách tốt nhất để ứng phó khi sự cố xảy ra. Như vậy, quản lý rủi ro là một phần quan trọng của quản lý khủng hoảng, nhưng quản lý khủng hoảng bao gồm ứng phó sự cố, trong khi quản lý rủi ro thường không.

Nghệ thuật đối phó với các sự kiện đột ngột và bất ngờ làm phiền nhân viên, tổ chức cũng như khách hàng bên ngoài đề cập đến Quản lý Khủng hoảng.

Cần phải quản lý khủng hoảng bởi:

– Quản lý khủng hoảng chuẩn bị cho các cá nhân đối mặt với những diễn biến bất ngờ và những điều kiện bất lợi trong tổ chức với lòng dũng cảm và quyết tâm.

– Nhân viên thích nghi tốt với những thay đổi đột ngột của tổ chức.

– Nhân viên có thể hiểu và phân tích nguyên nhân của khủng hoảng và đối phó với nó theo cách tốt nhất có thể.

– Quản lý Khủng hoảng giúp các nhà quản lý đưa ra các chiến lược để thoát khỏi những điều kiện không chắc chắn và cũng quyết định về quá trình hành động trong tương lai.

– Quản lý Khủng hoảng giúp các nhà quản lý cảm nhận được những dấu hiệu ban đầu của khủng hoảng, cảnh báo nhân viên về những hậu quả sau đó và thực hiện các biện pháp phòng ngừa cần thiết.

Các tính năng cơ bản của quản lý khủng hoảng: Quản lý Khủng hoảng bao gồm các hoạt động và quy trình giúp người quản lý cũng như nhân viên phân tích và hiểu các sự kiện có thể dẫn đến khủng hoảng và sự không chắc chắn trong tổ chức. Quản lý Khủng hoảng cho phép các nhà quản lý và nhân viên phản ứng hiệu quả với những thay đổi trong văn hóa tổ chức. Nó bao gồm sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận để vượt qua các tình huống khẩn cấp.

Nhân viên tại thời điểm khủng hoảng phải giao tiếp hiệu quả với nhau và cố gắng hết sức để vượt qua thời điểm khó khăn. Những điểm cần lưu ý trong thời kỳ khủng hoảng. Đừng hoảng sợ hoặc lan truyền tin đồn xung quanh và kiên nhẫn. Vào thời điểm khủng hoảng, ban quản lý nên liên lạc thường xuyên với các nhân viên, khách hàng bên ngoài, những người có cổ phần cũng như giới truyền thông. Tránh quá cứng nhắc. Một người nên thích ứng tốt với những thay đổi và tình huống mới.

2. Nội dung và các loại khủng hoảng:

Khủng hoảng là một chuỗi các sự kiện xáo trộn đột ngột gây hại cho tổ chức. Khủng hoảng thường phát sinh trong một thông báo ngắn. Khủng hoảng gây ra cảm giác sợ hãi và đe dọa giữa các cá nhân.

Khủng hoảng có thể phát sinh trong một tổ chức do bất kỳ lý do nào sau đây: Sự thất bại về công nghệ và Sự cố của máy móc dẫn đến khủng hoảng. Các vấn đề về internet, lỗi trong phần mềm, lỗi trong mật khẩu đều dẫn đến khủng hoảng. Khủng hoảng nảy sinh khi các nhân viên không đồng ý với nhau và đánh nhau với nhau. Khủng hoảng phát sinh do tẩy chay, đình công vô thời hạn, tranh chấp, v.v. Bạo lực, trộm cắp và khủng bố tại nơi làm việc dẫn đến khủng hoảng tổ chức.

Bỏ qua những vấn đề nhỏ ban đầu có thể dẫn đến khủng hoảng lớn và tình huống bấp bênh tại nơi làm việc. Ban quản lý phải có toàn quyền kiểm soát đối với nhân viên của mình và không nên có thái độ buông thả trong công việc. Các hành vi bất hợp pháp như nhận hối lộ, gian lận, giả mạo dữ liệu hoặc thông tin đều dẫn đến khủng hoảng tổ chức. Khủng hoảng phát sinh khi tổ chức không thanh toán được cho các chủ nợ và tuyên bố mình là tổ chức phá sản.

Bản chất của thiệt hại tiềm tàng thay đổi tùy theo bản chất của cuộc khủng hoảng. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, khủng hoảng có thể ảnh hưởng đến sức khỏe hoặc sự an toàn, tài chính của tổ chức, danh tiếng của tổ chức hoặc một số kết hợp của những điều này. Một đám cháy kinh hoàng có thể là một cuộc khủng hoảng khiến tài chính của tổ chức gặp nguy hiểm. Tuy nhiên, nếu đám cháy xảy ra trong giờ làm việc, thì đám cháy cũng có thể gây nguy hiểm cho sức khỏe và sự an toàn vì nhân viên có thể gặp nguy hiểm.

* Các giai đoạn của khủng hoảng

Cảnh báo và đánh giá rủi ro:  Việc xác định các rủi ro và lập kế hoạch tìm cách giảm thiểu những rủi ro đó và ảnh hưởng của chúng cũng quan trọng không kém, việc thiết lập các hệ thống giám sát có thể cung cấp các tín hiệu cảnh báo sớm về bất kỳ cuộc khủng hoảng có thể thấy trước cũng quan trọng không kém. Các hệ thống cảnh báo sớm này có thể có nhiều dạng khác nhau và rất khác nhau dựa trên các rủi ro đã được xác định.

Một số hệ thống cảnh báo sớm có thể là cơ khí hoặc điện tử. Ví dụ, nhiệt kế đôi khi được sử dụng để phát hiện sự tích tụ nhiệt trước khi đám cháy bắt đầu. Các hệ thống cảnh báo sớm khác có thể bao gồm các chỉ số tài chính. Ví dụ: một tổ chức có thể dự đoán doanh thu giảm đáng kể bằng cách theo dõi giá cổ phiếu của khách hàng.

Chìa khóa để lập kế hoạch trước khủng hoảng hiệu quả là thu hút được càng nhiều bên liên quan càng tốt. Bằng cách đó, tất cả các lĩnh vực của tổ chức đều được thể hiện trong quá trình xác định rủi ro và lập kế hoạch rủi ro. Các nhóm ứng phó khủng hoảng của công ty thường bao gồm các đại diện từ các nhân viên pháp lý, nhân sự (HR), tài chính và hoạt động của tổ chức. Việc xác định một người nào đó để hoạt động như một người quản lý khủng hoảng cũng theo thói quen.

Ứng phó và quản lý khủng hoảng: Khi khủng hoảng xảy ra, người quản lý khủng hoảng có trách nhiệm chỉ đạo phản ứng của tổ chức phù hợp với kế hoạch quản lý khủng hoảng đã thiết lập. Người quản lý khủng hoảng thường cũng là người được giao nhiệm vụ truyền thông cho công chúng.

Nếu một cuộc khủng hoảng ảnh hưởng đến sức khỏe hoặc sự an toàn của cộng đồng, thì người quản lý khủng hoảng nên đưa ra tuyên bố công khai càng nhanh càng tốt. Trong một cuộc khủng hoảng công khai, các phương tiện truyền thông chắc chắn sẽ tìm kiếm các nhân viên để bình luận. Điều quan trọng là nhân viên của tổ chức phải biết trước ai được và không được phép nói với giới truyền thông. Những nhân viên được phép nói với giới truyền thông phải làm như vậy theo cách phù hợp với những gì người quản lý khủng hoảng đang nói.

Hậu khủng hoảng và cách giải quyết: Sau khi khủng hoảng lắng xuống và hoạt động kinh doanh bắt đầu trở lại bình thường, người quản lý khủng hoảng nên tiếp tục gặp gỡ các thành viên của nhóm xử lý khủng hoảng, đặc biệt là những người từ bộ phận pháp lý và tài chính, để đánh giá tiến trình của các nỗ lực phục hồi. Đồng thời, người quản lý khủng hoảng sẽ cần cung cấp thông tin mới nhất cho các bên liên quan chính để họ nắm được tình hình hiện tại.

Sau khi xảy ra khủng hoảng, nhóm quản lý khủng hoảng cũng cần xem lại kế hoạch quản lý khủng hoảng của tổ chức với mục tiêu đánh giá kế hoạch hoạt động tốt như thế nào và những khía cạnh nào của kế hoạch cần được sửa đổi dựa trên những gì đã học được trong cuộc khủng hoảng.

Ngày nay, hầu như tất cả các tập đoàn lớn, các cơ quan phi lợi nhuận và các tổ chức khu vực công đều sử dụng quản lý khủng hoảng. Phát triển, thực hành và cập nhật kế hoạch quản lý khủng hoảng là một phần quan trọng để đảm bảo một doanh nghiệp có thể ứng phó với những thảm họa không lường trước được. Tuy nhiên, bản chất của các hoạt động quản lý khủng hoảng có thể khác nhau, tùy thuộc vào loại hình tổ chức. Ví dụ, một công ty sản xuất có thể sẽ cần một kế hoạch quản lý khủng hoảng để ứng phó với một tai nạn công nghiệp quy mô lớn, chẳng hạn như một vụ nổ hoặc tràn hóa chất, trong khi một công ty bảo hiểm sẽ ít phải đối mặt với những rủi ro như vậy hơn.

Tất nhiên, không có gì gay cấn như một tai nạn công nghiệp để yêu cầu kích hoạt một kế hoạch quản lý khủng hoảng. Bất kỳ sự kiện nào có khả năng gây thiệt hại đến tài chính hoặc danh tiếng của tổ chức, đều có thể là nguyên nhân dẫn đến việc đưa kế hoạch quản lý khủng hoảng vào thực thi.